Tanto agentes inmobiliarios como propietarios e inquilinos deben saber qué exigen las leyes de protección de datos personales y cómo les afectan.
Qué es la Ley de Protección de Datos
La actual normativa que aplica en España es realmente el Reglamento General de Protección de Datos o RGPD. Esta Ley europea establece cómo las organizaciones deben manejar los datos personales de los residentes de la Unión Europea.
Obligaciones del RGPD a las agencias inmobiliarias
Las empresas inmobiliarias solicitan con frecuencia datos personales en sus páginas web o en persona para que el usuario pueda recibir anuncios de inmuebles en venta o alquiler de acuerdo a sus preferencias, simulaciones de hipotecas, valoración de vivienda, etc. Por esta razón, es importante tener en cuenta:
Información al cliente
Es imprescindible informar al cliente o usuario de qué datos se recopilan y para qué. Además, el consentimiento debe recogerse de manera expresa, en ningún caso se podrá utilizar una casilla previamente marcada o asumir el consentimiento por omisión.
También hay que notificar a los usuarios si uno de los objetivos de la recopilación de estos datos es la creación de un perfil o sumarlo a una base de datos de contactos para acciones de marketing.
Asimismo, las empresas inmobiliarias tienen que comunicar si comparten estos datos con terceras empresas, por ejemplo, entidades bancarias o de financiación.
En este sentido, hay que tener la aceptación del cliente para cada uno de los usos de datos que prevea la empresa de manera que el usuario pueda aceptar solo los que considere. Esta información debe presentarse de manera clara con un lenguaje sencillo y transparente.
Datos que recogen las inmobiliarias
Las agencias inmobiliarias tratan diversos datos personales y financieros con fines comerciales y administrativos.
- Datos de identificación. Nombre y apellidos, DNI, etc.
- Datos de contacto. Teléfono, correo electrónico.
- Datos financieros. Ingresos, historial crediticio, declaraciones fiscales.
- Datos de contrato de compraventa o alquiler. Arras, reservas, etc.
Como hemos mencionado anteriormente, los agentes emplean esta información con diferentes objetivos:
- Intermediación en compraventa o alquiler de inmuebles. Para evaluar la solvencia económica del comprador o inquilino, redactar contratos, verificar la identidad de las partes.
- Promoción comercial. Envío de ofertas y promociones, seguimiento de leads.
- Gestión administrativa. Cobro de rentas, gestión de seguros, hipotecas, etc.
Cómo afectan las leyes de protección de datos a las inmobiliarias
Obligaciones de las inmobiliarias conforme a las leyes de protección de datos
Como hemos mencionado anteriormente, los clientes o usuarios deben aceptar de manera expresa que están de acuerdo con que la inmobiliaria pueda compartir sus datos. Para conseguir el consentimiento estos deben marcar una casilla, otorgar el consentimiento a través de un formulario o mediante la firma electrónica.
Si es así, las agencias podrán compartirlos con notarías, aseguradoras, bancos, administraciones públicas, empresas de tasación, abogados o asesores fiscales.
Además, la empresa está obligada a mantener las seguridad de los datos que almacena, mediante procesos de cifrado, encriptado o anonimización de la información.
¿Cuánto tiempo se guardan los datos? La inmobiliaria debe informar a los usuarios del tiempo que va a guardar sus datos. Aunque la ley no hace mención directa sobre el plazo permitido, este debe ser el menor posible. Por un lado, las facturas deben almacenarse al menos cinco años según el Código Civil mientras que la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales exige 10 años. Cuando hayan finalizado estos plazos legales, la empresa sí tiene que eliminar todos los datos, sin embargo, si los emplea para elaborar estadísticas tendrá que anonimizar la información.
Por último, es importante saber que ante una brecha de seguridad deberán informar a la Agencia Española de Protección de Datos así como a los afectados en un plazo máximo de 72 horas.
Sanciones por incumplimiento de la RGPD
El incumplimiento de la ley de protección de datos conlleva sanciones que pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% del volumen de facturación anual (la cuantía que sea más alta).
